Hoe een cultuur van stilte langzaam uw bedrijf ondermijnt
De meesten van ons geloven dat iemand zijn mond open doet als er iets negatiefs gebeurt op het werk, maar in de praktijk zijn er maar weinigen die dat daadwerkelijk doen of bereid zijn te doen.
Sommige gebeurtenissen op kantoor kunnen een zeer vijandige sfeer creëren. Iedereen loopt op eieren om bepaalde mensen of een persoon heen. De meerderheid zou liever het werk van die persoon doen dan zich met hem of haar bezig te houden. In sommige gevallen houdt zelfs het management zich afzijdig. Dit kan jaren duren, tot die persoon de organisatie zelfs verlaat.
In plaats van een probleem strategisch en tijdig aan te pakken, zorgt deze langdurige stilte ervoor dat geruchten zich kunnen verspreiden en uitbreiden.
Wat zijn de kosten en gevolgen van dit soort stilzwijgen? Meer dan 1.000 managers en werknemers werden geïnterviewd over een moment waarop zij een probleem op het werk hadden, maar dit niet uitten. Uit de honderden gevallen die de gegevens verzamelden, kwamen vijf gemeenschappelijke gesprekscategorieën naar voren als de meest voorkomende en kostbare onderwerpen waarover mensen zwijgen.
Deze categorieën zijn:
Prikkelbare collega’s. Niet optreden tegen onbeleefde, kwetsende, defensieve of respectloze collega’s. Voorbeelden hiervan zijn het niet aanpakken van grove taal, achterklap, intimidatie, achterhouden van informatie en het niet willen geven van feedback en input. Het gebeurt in bijna alle delen van de wereld.
Strategische misstappen. Het niet uitspreken wanneer voorstellen en procedures vol zitten met onnauwkeurigheden of foutieve opvattingen. Het probleem wordt verergerd wanneer de belangrijkste leiders beslissingen nemen zonder eerst deskundigen te raadplegen of niet reageren op zorgen van werknemers.
Luie of onbekwame collega’s. Het niet aanspreken van collega’s en directe medewerkers op slechte werkgewoonten, incompetentie en gebrek aan betrokkenheid.
Misbruik makende leidinggevenden. Vooral pestgedrag en discriminatie. Het niet openlijk bespreken of confronteren van mensen met macht die hun positie gebruiken om hun eigen agenda door te drukken. Veel ernstige gevallen worden stiekem in de doofpot gestopt.
Management chaos. Wanneer mensen zich onzeker voelen over rollen, verantwoordelijkheden, specificaties en tijdschema’s, krijgen ze geen duidelijkheid. Het gevoel dat het niet veilig is om zorgen te delen zonder vergelding maakt dat het riskant is om duidelijkheid te vragen.
In plaats van zich in deze situaties uit te spreken, gaven onze respondenten toe dat zij een of meer gedragingen vertoonden die hun beschikbare capaciteit verminderden, waaronder: klagen tegen anderen (78%), extra of onnodig werk doen (66%), herkauwen over het probleem (53%) of boos worden (50%).
Dit gedrag is niet alleen onnodig, het is ook kostbaar. Wij ontdekten dat de gemiddelde persoon 7 dagen verspilde met klagen, onnodig werk doen, zich over het probleem buigen of boos worden – in plaats van zich uit te spreken. Een schokkende 40% van onze respondenten gaf toe twee weken of meer te verspillen.
De impact op het resultaat is nog opmerkelijker. De gemiddelde persoon schatte de kosten van zwijgen op 7.500 dollar, en 20% van onze steekproef schatte de kosten van het ontwijken van een moeilijk gesprek op meer dan 50.000 dollar.
Onze respondenten beschreven manieren waarop stilte de betrokkenheid van werknemers, relaties, deadlines, budgetten en cultuur schaadt. Gezien het feit dat elk van onze respondenten ten minste één kostbaar voorbeeld noemde, concludeerden wij dat het waarschijnlijk is dat elke werknemer in uw organisatie bijdraagt aan de cumulatieve organisatiekosten van stilte die uw resultaat aantast.
Gelukkig kunnen zwijgculturen worden veranderd – maar alleen als leiders een voorbeeld van openheid worden. Mensen zullen zich niet uitspreken tenzij ze zich veilig en in een positie voelen om dat te doen. Wanneer leiders de dialoog aangaan, verwerven mensen zowel de vaardigheden om hun zorgen te presenteren als het vertrouwen om hun standpunten te delen. Ze spreken zich ook uit in de wetenschap dat hun gedachten, meningen en standpunten welkom zijn en gewaardeerd worden.
Hier volgen vier belangrijke tactieken om een cultuur van stilte om te zetten in een cultuur van dialoog. NIET OVERHAASTEN, HET KOST TIJD OM HET VERTROUWEN WEER OP TE BOUWEN.
Deze strategieën zijn het resultaat van duizenden uren observatie van mensen die zich uitspreken over zelfs zeer riskante onderwerpen, maar dat doen op een manier die geen weerstand oproept bij anderen.
- Keer je denkpatroon om. De meesten van ons beslissen of ze zich uitspreken of niet, door de risico’s ervan te overwegen. Degenen die het beste zijn in het voeren van cruciale gesprekken denken niet eerst na over de risico’s van het uitspreken. Zij denken eerst aan de risico’s van niet spreken. Door deze simpele omgekeerde risicobeoordeling is de kans veel groter dat zij zich uitspreken.
- Verander je emoties. De reden waarom deze gesprekken vaak slecht verlopen is omdat we geïrriteerd, boos of verontwaardigd zijn. Onze gesprekspartners reageren meer op deze emoties dan op de woorden die we spreken. Dus, voordat je praat, stel je geest open. Probeer anderen te zien als redelijke, rationele en fatsoenlijke mensen – een praktijk die sterke emoties verzacht en ervoor zorgt dat je aangenamer overkomt.
- Zorg dat anderen zich veilig voelen. Mensen worden defensief als ze zich onveilig voelen. Begin een belangrijk gesprek door de ander te verzekeren van uw positieve bedoelingen en uw respect voor hem of haar. Als anderen zich gerespecteerd voelen en uw motieven vertrouwen, voelen ze zich veilig, zijn ze minder op hun hoede en beginnen ze te luisteren – zelfs als het onderwerp onaangenaam is.
- Nodig de dialoog uit. Nadat u een omgeving van veiligheid hebt gecreëerd en uw zorgen hebt geuit, kunt u een dialoog op gang brengen. Moedig de ander aan het met u oneens te zijn. Degenen die het beste zijn in cruciale gesprekken komen niet alleen om hun punt te maken; ze komen om te leren.
Wanneer leiders deze gedragingen modelleren, leggen zij de basis voor een cultuur van dialoog waarin werknemers zich kunnen uitspreken, zorgen kunnen delen, collega’s kunnen confronteren, kunnen pleiten voor betere oplossingen, en afstemming en overeenstemming kunnen bereiken waar die ontbreken. Dialoogculturen zitten niet alleen vol met gelukkigere, meer betrokken werknemers – ze leveren ook het soort resultaten op die het verschil kunnen betekenen tussen succes en mislukking.
Voor meer informatie over strategieën om de relaties, cultuur en effectiviteit op uw werkplek te verbeteren, kunt u hier terecht bij een van onze lokale kantoren.
